HIGH WAVE CAFÉ

福井県の結婚式・披露宴・2次会・歓送迎会・忘新年会など各種宴会なら福井市 HIGH WAVE CAFE【イタリア料理&バー ハイウェーブカフェ】

コンテンツ

 

HOME»  2次会準備の基本的な流れを知ろう

2次会準備の基本的な流れを知ろう

準備は「ふたり」が、当日は「幹事さん」がリード  当日までの「やること」スケジュール

準備は「ふたり」が、当日は「幹事さん」がリード  当日までの「やること」スケジュール

 

準備は4~5カ月前から始めたいもの。
当日の仕切りは幹事さんにお任せするにしても、ゲストのリストアップや会場選び、
招待状の発送などはふたりがリードして進めるのが一般的。
まずは下の表で当日までに「やること」と、準備のスケジュールを理解して、
どんなふうに役割分担するか、幹事さんと話し合おう。

※ 便利な結婚式二次会打ち合わせシートをダウンロードして、お使い下さい!(無料)
 

 

やること 注意点など
本番4~5カ月前 幹事さんをお願いする 信頼できる人に早めに依頼を。ふたりから直接出向いてお願いすれば、より丁寧。
ゲストをリストアップ 結婚式や忘年会の重なる時期は意外と来られないゲストが多いので、そのこともふまえて人数設定を。
会場を探す 人数、予算、ステージやピアノなど使いたい設備が固まったら早速リサーチ。条件に合うところを多めにチョイス。
本番3~4カ月前 下見&会場を決める 混雑シーズンの人気会場は早め予約が鉄則。打ち合わせを兼ねて幹事さんと食事会をしても。
会計担当を決める 事前に必要な予算を渡すのか、会費をもらった後の清算にするのか明朗に。シビアに管理できる人が適任。
本番1~2カ月前 招待状を送る 携帯メールで案内を送るケースが増加中。何人かのゲスト代表に返事のとりまとめをお願いすると返事の促進にやきもきしなくてよいので安心。
出欠を集計する 「2次会全体で使えるお金の総額」を決めるためにも、人数把握は重要。来るゲストの顔ぶれにあわせて席順や演出を考える時も役立てて。
予算を再確認する 正確な収入が確定したら、演出や景品などに使える費用を割り出して。予算について幹事さんや会計担当にも共有。
演出・企画を決める 余興やスピーチの依頼は早めに。会場で使える備品、持込料の有無、NG項目も事前に確認。
本番直前 備品を購入する 景品やクラッカー、色紙など、購入リストを作成。領収書は保管してもらい、ふたりも経過を把握して。
最終確認をする 本番の3~4日前には、会場に人数の最終報告を。音響などの設備に不具合がないかも要確認。
本番当日 お店にあいさつする 当日、会場スタッフとのやりとりは結構あるので、特に幹事さんの顔は必ず覚えてもらおう。
受付・会費集め 混乱を避けるため、「会費を集める人」「名簿をチェックする人」「席に案内する人」などの役割分担を。
本番を運営する いよいよ苦労が報われる時。でも「時間がおす」などのトラブルはつきもの。冷静に対処を。
片づけ・3次会への誘導 終了後は片づけや清算を済ませ、お店にお礼のあいさつ。さらに3次会の会場へ誘導を。

 

招待状の発送のポイント

宛先:
BCC:  ポイント1
件名:東京太朗&大阪花子の2次会パーティー   ポイント2

突然のメールで失礼いたします。大阪花子です。
お変わりなくお過ごしでしょうか?
さて、このたび、私、結婚することになりました。   ポイント3
日頃よりお世話になっている方々をお招きして
下記の通りパーティーを開催させていただきます。
ぜひご参加いただけますよう、よろしくお願いします。

-----------------------------------
■東京太朗&大阪花子の2次会パーティー
日程/20XX年9月2日(日)
時間/開場18:30 開演19:00
会場/福井市「ハイウェーブカフェ」
※会場のHP http://www.highwavecafe.com/
※駐車場は70台分と十分あります。お酒を飲まない方は車で来てもOKです。  ポイント4
会費/男性8000円 女性7000円
服装/ジャケットをはおるなど、少しだけおしゃれをしてきてください。  ポイント5
テーマカラーが赤なので、何かひとつ赤いアイテムを身につけてください。
出欠の返信/★以下の項目をこのメールの送信者宛てに返信してください。
締め切り/8月2日(日)
※返信が一番早かった人には、当日プレゼントがあります。
お返事はできるだけお早めにお願いします。
-----------------------------------
★ご返信ください
お名前:
連絡先(携帯番号可):
出欠:  出席    欠席
ふたりにひと言:
-----------------------------------
当日は全員参加のクイズ大会を企画しています。  ポイント6
豪華賞品もご用意しています。お楽しみに!
新郎  東京太朗   新婦  大阪花子

 

【ポイント1】
メールを一斉送信する場合、宛先はBCCにする
メールを一斉送信する場合、宛先欄にアドレスを入れると、面識のない人同士でアドレスがわかってしまう。
失礼にあたるので注意して。送信の際は宛先が相手に見えないBCCで。

【ポイント2】
迷惑メールと思われない件名にする
ハートマークなどの機種依存文字や英文字だけの件名は、スパムと勘違いされやすいので、
「【ご案内】日本太郎&東京花子の2次会パーティー」など、誤解を招かない件名に。

【ポイント3】
目上の人向けの文面は友人向けとは区別する
2次会に招く人の中には会社の上司や年上の知人もいるはず。
その場合、2次会を案内する文面は友人向けのくだけたものではなく、丁寧な別のバージョンを作って、失礼のないように。

【ポイント4】
来場方法、駐車場の有無も案内する
最寄駅だけでなく、駅からの道のり、所要時間の詳しい情報を添えて。
地図もつけるとなお親切。車で来る人のために、駐車場の有無や台数も明記しよう。

【ポイント5】
ドレスコードはなるべく具体的に書く
ステージのある会場で会場の雰囲気やゲストの顔ぶれを書き添えたり、
「男性はジャケット着用」「何かひとつキラキラしたアイテムを身につけて」など具体的なヒントを書くとゲストも安心。

【ポイント6】
演出プログラムの内容告知を入れて期待感をアップ
「なれそめクイズ大会開催!」など2次会の内容を告知したり、三択クイズをつけて回答を返信してもらうなど、
2次会の演出にからめるのもグッドアイデア。ゲストの期待もふくらむはず。

 

パソコンで作って自宅でプリント
丁寧な印象の往復はがきや封書

 

披露宴にも招待するゲストなら
披露宴の案内状に同封もOK

 

ゲストが確定したら、会費や演出も確定!
出欠チェックは本番一カ月前が理想

往復はがきや封書の招待状も、丁寧な印象や温かみが感じられるとあって、根強い支持がある。
パソコン店やネットで手に入る招待状のテンプレートをベースにすれば、自作は意外と手軽。封書なら、会場の地図やリーフレットが同封でき、いっそう丁寧な印象に。

 

披露宴にも2次会にも招待したいゲストには、披露宴の招待状を送る時、2次会の招待状も同封すると、一度に出欠の返事ができて、ふたりもゲストもお互い二度手間にならずに便利。
送る前に「2次会の案内も入れておく」と伝えておくとなお丁寧。

 

返事の締め切りは発送後2週間後くらいに設定し、本番1カ月前には全部そろうことを目標にして。
仕事の都合で返事が遅れたり、うっかり忘れる人もいるの で、友人の力も借りて取りまとめてもらうと安心。
出席者の確定リストを作ったら、景品や備品の予算や手配数を決め、誰に出し物を頼むかなどの企画を考える 参考に。

 

当日のプログラムを作って進行手順を確認

当日慌てないために、2次会スタートからお開きまでのタイムスケジュールを書きだしておこう。歓談時間はテーブル数×5分、
演出は1ネタ15分以内にまと めるのが、メリハリをつけるコツ。途中で時間が押すこともあるので、後半はやってもやらなくても
いい予備のネタを用意しておくと、臨機応変な対応ができて 安心。司会や幹事さんとも事前にしっかり相談&打ち合わせをしておいて。

 

■当日のプログラムを作って進行手順を確認

18:00 スタッフ集合・会場との確認・受付のセット
18:30 開場・受付・ゲストの写真撮影や寄せ書きメッセージ募集など
19:00 開宴・幹事からのあいさつ
19:05 新郎新婦の入場・あいさつ・乾杯 <歓談タイム>
19:30 演出1※約15分 <歓談タイム>
20:05 演出2※約15分 <歓談タイム>
20:40 新郎新婦からお礼のあいさつ
20:45 お見送り・新郎新婦よりゲストへプチギフトのプレゼント 幹事さんは精算・撤収準備
21:00 完全撤収

 

慌てないために!知っておきたいポイント

開宴はゲストの遅刻やトイレ待ちで何かと遅れがち。ゆとりある時間設定を。
披露宴直後の2次会は主役が遅刻することも。その場合の代替案を用意して。
途中で予定どおり進んでいるか確認。遅れているなら後半の企画を飛ばす算段も。
プログラムは本番で変更があって当然と心得て。歓談などで調整する心づもりを。

 

直前と当日の流れ

3~4日前にトラブル回避のための最終チェック! 直前の準備も気を抜かないで

本番の3~4日前になったら、幹事さんから2次会会場にゲストの人数を伝えて。予約内容に間違いはないか、
スクリーンや音響・照明設備が故障なく使えそうかも再度確認を。受付で必要となる、おつり用の小銭なども忘れずに準備して。
封筒に金額を書いておくなど係の人が管理しやすい工夫を。必要な備品がそろっているかも改めてチェック。

 

スタッフと幹事さんの協力あってこその2次会  関わってくれる人への感謝を忘れずに

いよいよ当日。幹事さんは早めに会場に入り、お店のスタッフにあいさつを。受付では「会費を集める人」「名簿をチェックする人」
「席を案内する人」など事前に役割分担しておくといい。集めた会費は大金なので、保管には十分注意しよう。
開宴してからはハプニングがあって当然、くらいのつもりで慌てずに。2次会が無事終了しても幹事さんは片づけ、
会場スタッフへのあいさつ、精算、さらに3次会への誘導とやることがいっぱい。ここは幹事さんのがんばりどころ!